文件整理“把文件全部丟棄”也沒問題——【格瑞戴西】清潔整理收納專題

書籍類的整理完成後就開始進行文件（jiàn）的整理（lǐ）。

什（shí）麽是文件呢？比如，掛在牆上的袖珍信箱裏塞得滿滿的郵寄品，冰箱上貼滿的孩子學校寄來的通知書之類的印（yìn）刷（shuā）品，電話機旁邊放著的還沒及時回複的同學的明信片（piàn），還有攤放在桌子上好（hǎo）幾天的報紙。家中會（huì）留存這麽多的文件，主要有以下幾方麵的原因。

很多人認為家裏的文件應該比辦公室少得多，但其實（shí）不（bú）然。通過整理，從顧客（kè）家裏清除出來的文件數量，至少也有整整（zhěng）兩袋四五升垃圾袋，最多的（de）高達十五個垃（lā）圾袋。家用碎紙機裏（lǐ）不斷地發出"哢——"的聲（shēng）音，我已聽（tīng）過不知多（duō）少次（cì）了。

要管理（lǐ）這麽大數（shù）量的文件絕非易事。不過我偶爾還是會（huì）碰到非常善於整理文件的人，讓我不禁肅然起敬。因為當（dāng）我問"怎（zěn）樣管理文件？"時，對方甚至給予了近乎完美的回（huí）答："和小孩有（yǒu）關的（de）文件放入（rù）這個文件夾，食譜放在那個文件夾，雜誌的剪貼放在這裏，電子產品的說明（míng）書放在這個盒子裏……"

分類之詳細，甚至讓人聽到一半就會走神。

坦率地說（shuō），我很討厭文件的分類，也（yě）從不用很多的文（wén）件夾或是認真地寫上標簽進行分類。因為我覺得，如果是辦公室裏對多人共用的（de）文件進行分類還可以，但（dàn）平常（cháng）在家裏使用的（de）文件根（gēn）本沒有（yǒu）規規矩矩分類的必要。

我現在的結（jié）論是：處理文件的基本原則就是（shì）全（quán）部（bù）丟掉。

也（yě）許有些人聽了會驚得目瞪口呆。但這世上真的沒有比文件更麻（má）煩的（de）東西了，因為就算你小心翼翼地珍藏，也完全不（bú）會有（yǒu）一（yī）點（diǎn）心動感，不是嗎？

所以，凡是不符合"現在正使用（yòng）"“暫（zàn）且需要"、‘需要永存”這三項標準（zhǔn）的文件，都應該毫不猶豫地全部丟掉。

這裏所說的"文件"不包括過去收到的情書或者日記之（zhī）類（lèi）的物品。這些"紀念品”類的物品要到最後才進行（háng）整理。因為（wéi）我曾親（qīn）眼看到有些人（rén）由於整（zhěng）理這些物品而明顯地（dì）減慢了整理的速度。

所以，首（shǒu）先（xiān）要集中（zhōng）精力整理那些完全沒有心動感的文件，一氣嗬（hē）成。朋友或戀A寄來（lái）的信件則視為“紀念品"來（lái）處理，請先不要動（dòng）手整理。

完成了那些無心動（dòng）感文件的整理後，剩下的文件該（gāi）怎麽處理呢？

我的文件整（zhěng）理法非常簡單，隻把文件大體上分為（wéi）"需要留存"和“待辦”兩類（lèi）。文件整理的基本原則是全部丟棄，但若需要把文（wén）件留下來（lái），則應分清是屬於哪一類的文件。

首先說說待辦的文件。顧名思義，這類文件是自（zì）己必須處理的文件（jiàn）。其中包括需要回複的信（xìn）件、預計提（tí）交（jiāo）的報告、準備瀏覽的報紙等。因此，應專門開辟一個"待辦（bàn）專區（qū）”，把這些文件集中收在一（yī）處。

重點是，這個"待（dài）辦專（zhuān）區”必須隻有一處（chù），絕對不可（kě）增加。

•講座資料（liào）

芳香療法（fǎ）講座、邏輯學講座（zuò）、市場指導講座，這些都是熱心學習的人（rén）趨之若鶩的地方。最近盛（shèng）行（háng）"早晨活動”，許多早晨講座如雨後春筍般地開辦起來（lái），無論在時間（jiān）上還（hái）是內容上（shàng）都有很大的餘地可供選擇。

老（lǎo）師為我們精心製作的學習講義就如勳章那樣確實不能隨意丟棄。不過，那些熱心（xīn）學習的人士房間裏（lǐ）卻被這些講座的書籍和學習講義占據了相（xiàng）當大的空間（jiān），所（suǒ）以（yǐ）進入這樣的房間就會產生一種（zhǒng）難以言喻（yù）的壓迫感。

M小姐是一家廣（guǎng）告公司（sī）的職員（三十多歲），剛進入她房間時，就會誤以為進入了她的辦公室。首先看到的是書（shū）桌上排放著一（yī）長排的文件夾，M小姐自豪地說道（dào）："這些全部是參加講座時的講義。”她是個公認（rèn）的講座發燒友，平時都采用文（wén）件夾（jiá）保管自己參加的所有講座的資料。

我常聽到這樣的聲音："什麽時候想重新學（xué）習。"可是，真的會重新學習（xí）嗎？沒有，許多人都沒有。

講座資料也是家中最常見的一種（zhǒng）文件。一般來說，擁（yōng）有許多（duō）同類講座資料的情況非常多。究其原因，就是你（nǐ）沒有掌握（wò）好講座的內容。

與其說（shuō）這是壞事，毋寧說你依然沒有重新學習過去的講座資料（liào）。坦率地說，如果不踐行講座中（zhōng）學到的內容（róng），這種所謂的講座（zuò）就沒有意義。確實，剛接受講座知（zhī）識的瞬間是有價值的，但是從接受的瞬間到結束的瞬間你能否踐行學到的內容（róng）才是（shì）關鍵。不妨（fáng）捫心自問："為什麽我要（yào）特意付出（chū）高額的學費去參加講座學習呢？”按常理，講座（zuò）的內（nèi）容隻要看看書本就可以了。其實，你是為了感受講座現場的學習氣氛和老師的熱情才特意前去聽課的。也就是說（shuō），真正的講座資料就是講（jiǎng）座本身，是鮮活的事物。因此，你應該抱著“講座的資料盡可全部丟棄”的心態前去聽課。如（rú）果你（nǐ）把資料丟棄後又感到後悔了，不妨（fáng）再參加一次相同的講座，而且要把重點放在立即踐行方麵。話（huà）說回來，如果你身邊一直擁有講座資料（liào），就（jiù）代表你絕對沒有去付諸實踐。

最近聽說（shuō）有人擁有一百（bǎi）九十次講座資料的事。若是這種（zhǒng）情況，應立即把講（jiǎng）座（zuò）資料“全部丟棄"。

•信用卡消費明（míng）細

信用卡的消費明細（xì）表也應該全部丟掉。

信用卡明細表的原本目的究竟是什麽？它對很多人來

說（shuō），就（jiù）是告知在這個月用了多少（shǎo）錢。使用者（zhě）經過確認後，就把用去的金額寫在家庭收支簿上，然後應該立刻丟棄明細表。由於明細（xì）表已經（jīng）完成了它的使命，所以丟棄了（le）也絕無問題。再說，到底什麽時候（hòu）會因失去信用（yòng）卡明細表而感到困擾（rǎo）呢？或（huò）許是信用卡自動扣款產生糾紛，法庭審理需要它作（zuò）為證明材料的時候（hòu）吧。但這種事基本上不可能發生。實（shí）在沒有必要為了這（zhè）種不（bú）可能發生的事，小心翼翼地保管（guǎn）這些信用卡的明細（xì）表。水電、煤氣等（děng）公共費用（yòng）的銀行（háng）賬（zhàng）戶自動扣款通知單也一樣，狠下心把這些文件丟掉吧。在我的顧客中（zhōng），最（zuì）難以丟文件的是一對律師夫婦。"如果（guǒ）法庭需（xū）要這（zhè）個文件該如何是好？”他（tā）們一直存有這樣的擔心，所以擁（yōng）有的文件（jiàn）數量總是居高不下（xià）。不過現在連這對職業夫（fū）婦都最終舍棄了幾乎所有的文件，所（suǒ）以請盡可放心地丟棄信用卡之類（lèi）的消費明細吧。

•電子產品的保證書（shū）

電視機、數碼相機等電子產品必定附有（yǒu）保證書（shū）。家裏隻有這類正規產品的保證書才需要集中起來加以妥善保管。不過遺憾的是（shì），大多（duō）數人的這種做法就是差了那麽一點點。

最常見（jiàn）的做法是（shì）用文件夾（jiá）來保管。因為文件夾可以依照電子產品的種類分類收納，所以很受歡迎。實際上（shàng）這是個陷阱。如果分類過細，有可能使人看漏（lòu）或（huò）看錯文件。

使用（yòng）這類文件夾時，一般（bān）都會（huì）把產（chǎn）品使用說明書和保證書放在一起保（bǎo）管。但我不認為這樣（yàng）是正確的，而且覺得這些使（shǐ）用說明書都可以棄之不用（yòng）。我（wǒ）們再重（chóng）新審視一下就不難發（fā）現，這些東西幾（jǐ）乎都不曾再次使用。基本上，需要詳讀說明書的電子產品，如數碼相機、電腦等，說明書都很厚，大多從（cóng）一開始就沒（méi）放入文件夾裏。所以我敢斷言，就是丟（diū）掉保（bǎo）管在文件（jiàn）夾裏（lǐ）的使用（yòng）說（shuō）明書也絕（jué）無問題。

我也會請我的顧客們丟掉使用（yòng）說明書（包括數碼相機、電腦的使用說明書），大家一（yī）致反映（yìng）"完全沒有問題，不（bú）會造成什麽（me）困擾"。即使電器發生了（le）故障，隻要自己動手，通（tōng）過各種（zhǒng）調試也（yě）會很快排除故（gù）障。如果一時（shí）難以奏效，直接去購買那個產品的商店詢問或者通過（guò）互聯網搜索解決辦法，都（dōu）還沒有解決不（bú）了的問題。

現在再把話題回到保證書上，我認為最好（hǎo）的保管方（fāng）法就是把（bǎ）這（zhè）些產品保證（zhèng）書不加分類地放入普通的文件夾裏。

保證書大多一年也使用不上一次，甚至長年不（bú）用。這種使用率很（hěn）低的（de）文件有必要一份一份十分（fèn）細心地分類保管嗎？況且一旦（dàn）需要（yào），夾頁也（yě）沒貼上標簽（qiān），還是得一頁一頁翻著找。所以不如全都放在一起（qǐ），要找的時候全部拿出（chū）來找。兩種方法所花費的精力和（hé）時間幾乎相同。

另外，如果保證書分類過細，就會減少逐一過目的機會。而且（qiě）不留意的話就容易累積一大（dà）堆已經過期（qī）的保證書。所以若不分類地（dì）集中在一個文（wén）件夾裏，則需要（yào）某（mǒu）一份保證書時就會一份一份地查看，自然就會發現其中的某份保證書已經過了期限，就能自動地把所有的保證書都檢查一遍。

這樣的做（zuò）法可以省（shěng）去定期檢查內容（róng）的麻煩手續（xù），而且文件夾是家家必備的收（shōu）納物品，所以也（yě）不需要特意去買。另外使用空間也隻有（yǒu）不到過去的十分之（zhī）一。

•賀年卡

賀年卡的任務就是（shì）向對方發出新年的問（wèn）候：“今年也請您多加（jiā）關照了。"其實，當新年裏收到賀年卡的瞬間，它的使命就已經完成了。所以一旦確認了賀年卡的對獎號碼後可說一聲“謝謝您今年也想到我！"，然後就可以毫無顧忌（jì）地丟掉了。若要利用（yòng）它製作（zuò）明年親友的地址通訊簿，隻需保存一年即可。除了依然讓自己心動的賀年卡，其餘的趕緊全部都丟掉吧。

•使用完的存折

使用（yòng）完的存折就失（shī）去了用（yòng）處，不必反複（fù）再看。即使反複地看存款也不會變多，沒有特（tè）殊的例外還是立刻（kè）丟掉吧（ba）。

•薪（xīn）水明細

薪水明細的任務（wù）就是告知（zhī）"這個月（yuè）發了這些工資"。

當你收到後在查核確認了（le）其中內容的瞬（shùn）間，它的作用（yòng）就已結束。