文件整理“把文件全部丟棄”也沒問題——【格瑞戴西】清（qīng）潔整理（lǐ）收納專題

書籍類的整理完成後就開始進行文件的整理。

什麽是文件呢？比如，掛在牆上的袖珍信箱裏（lǐ）塞得滿滿的郵寄品（pǐn），冰（bīng）箱上貼滿的孩（hái）子學校寄來的（de）通知（zhī）書（shū）之類的印刷品，電話機旁邊放著的還沒及時回複的同學的明信片，還有攤放在桌子上好（hǎo）幾天的報紙。家中會留存這麽多的文（wén）件，主要有以下幾方麵的原因。

很多人認（rèn）為家裏的文件應（yīng）該比辦公室（shì）少得多（duō），但其（qí）實不然。通（tōng）過整理，從顧客家裏清除出來的文件數量（liàng），至少也有整整兩袋四（sì）五升垃圾袋，最（zuì）多的高達十五個（gè）垃圾袋（dài）。家用碎紙機裏（lǐ）不（bú）斷（duàn）地發出"哢——"的聲音，我已聽過不知多少次了。

要管理這麽大數量的文件絕非易事。不過我偶爾還（hái）是會碰（pèng）到非（fēi）常（cháng）善於整理文件的人，讓我（wǒ）不禁（jìn）肅然起敬。因為當我問"怎樣管（guǎn）理文件（jiàn）？"時，對方（fāng）甚至給予了近乎完美的回答："和小孩有（yǒu）關的文件放入這個文件夾，食譜（pǔ）放在那個文件夾，雜（zá）誌的剪貼放在（zài）這裏，電子產品的說明書放在（zài）這個盒子裏（lǐ）……"

分類之詳細，甚至讓人聽到一半就會走神。

坦率地（dì）說，我很討厭文件的分類，也從不用很多的文件夾（jiá）或是認真地寫上標簽進行分類。因為我覺得，如果是辦公室裏對多人共用的文件進行分類還可以，但平常在家裏使用的（de）文件根（gēn）本沒有規規（guī）矩矩分類的必要（yào）。

我現在的結論是：處理文件的基本原則就（jiù）是全部丟掉。

也許（xǔ）有些人聽了會（huì）驚得目瞪口呆。但這世（shì）上真的沒（méi）有比文件更麻煩（fán）的東西了，因（yīn）為就算你小心翼翼地珍藏，也（yě）完全（quán）不會有一點（diǎn）心（xīn）動感（gǎn），不（bú）是嗎？

所（suǒ）以，凡是不符合"現在正（zhèng）使用（yòng）"“暫且需要"、‘需要永存”這三項標準的文件（jiàn），都應該毫不猶豫地全部丟掉。

這裏所（suǒ）說的"文件"不包括（kuò）過去（qù）收到的情書（shū）或者日記之類的物品。這（zhè）些"紀念品”類的物品要到最後才進行整理。因為我曾親眼看到有些（xiē）人由於整理（lǐ）這些物（wù）品而明顯地減慢了整理的速度。

所以（yǐ），首先要集中精（jīng）力整理那些完（wán）全沒有心動（dòng）感的文件，一（yī）氣嗬成。朋友或（huò）戀A寄來的信件則視為“紀念品"來處理，請先不要動手整理。

完成了那些無（wú）心動感文件的整理後，剩下的（de）文件（jiàn）該怎麽處理呢（ne）？

我的文件整理法非常簡單，隻把文件大體上分為"需要留存"和“待辦”兩類。文件整理的基本（běn）原則是全部丟棄，但若需要（yào）把文件留下來（lái），則應分清是屬於哪一類的文（wén）件。

首（shǒu）先說說待辦的文件。顧名思義，這類文件是自己必須處理的文件（jiàn）。其中包（bāo）括需要（yào）回複的信件、預計提交的報告（gào）、準備瀏覽的報（bào）紙等。因此（cǐ），應專門開辟（pì）一個"待辦專區”，把這些文件集中收在一處。

重（chóng）點是，這個"待辦專區”必（bì）須隻有一處，絕對不（bú）可增加。

•講（jiǎng）座資料

芳香療法講座（zuò）、邏輯學（xué）講座、市場指導講座，這些都是熱心學習的人趨之若鶩（wù）的地方。最近（jìn）盛行"早晨活（huó）動”，許多早晨講（jiǎng）座如雨後春筍般地開辦起來，無（wú）論在時間上還是內（nèi）容上都有很大（dà）的餘地可供選擇（zé）。

老師（shī）為我們精心製作的學習講義（yì）就如勳章那樣確實不（bú）能隨意丟棄。不過，那些熱心學習的人士房間裏（lǐ）卻（què）被這些講座的書籍和（hé）學習講義（yì）占據了相當大的空間，所（suǒ）以進入這樣的房間就會產生一種難以言（yán）喻的壓迫感。

M小姐是一家廣告公司（sī）的職員（三十多歲），剛進入她房間時，就會誤以為進（jìn）入了她的辦公室。首先（xiān）看到（dào）的是書桌（zhuō）上排放著一長排的文件夾，M小姐自豪（háo）地說道："這些全部是參加講座時的（de）講義。”她是個公認的講座發燒友，平時都采用文件夾保管自己參加的所有講座的資（zī）料（liào）。

我常聽（tīng）到這樣的（de）聲音："什（shí）麽時候想（xiǎng）重新學習。"可是，真的會重新學習嗎？沒有，許多人都沒（méi）有。

講座資料也是家（jiā）中最常見（jiàn）的一種文件。一般來說，擁（yōng）有許多同類講座資料的情況非常多。究其原因，就是（shì）你沒有掌握好講座的內容。

與其說這是壞事，毋寧說你依然沒有重新學（xué）習過去的講座資料。坦率地說，如果不踐行（háng）講座中學（xué）到的內容，這種所謂的講座就沒（méi）有意義。確實，剛接（jiē）受講（jiǎng）座知（zhī）識的瞬間（jiān）是有價值的，但是從接受的（de）瞬間（jiān）到結束的瞬間你能否踐行學到的內容才是關鍵。不妨捫心（xīn）自問："為什麽我要特意付出高額的學費去參加講座學習呢？”按常理，講座的（de）內容隻要看看書本（běn）就可以了。其實，你是為了感受講座（zuò）現場的學習氣氛和老師的熱情才特意前去聽課（kè）的。也（yě）就是說，真正的講座資料就是講座本身，是（shì）鮮活的事物。因（yīn）此，你應該抱著“講座的資料盡可全部丟棄”的心態前去聽課。如果你把資料丟棄後又感到（dào）後悔了（le），不妨再參加一次相同的講座，而且要把重點放在立即踐行方麵。話說回來，如果（guǒ）你身邊一直擁有（yǒu）講座資料，就代表（biǎo）你絕對沒有去付諸實踐。

最近聽（tīng）說有（yǒu）人擁有一百九十次（cì）講座資料的事。若是這種情況，應立即把講座資料“全部丟棄"。

•信用卡消（xiāo）費明細

信用（yòng）卡的消費明細表也應該全部丟掉。

信用卡明細（xì）表的原本目的究竟是什麽？它對很（hěn）多人來

說，就是告知在這個月用了多（duō）少錢。使用者經過（guò）確認後，就把（bǎ）用去的金額寫（xiě）在家庭收支簿（bù）上，然後應該立刻丟棄明細（xì）表。由於明細表已經完成了它的使命，所以丟棄（qì）了也絕無問題。再說（shuō），到底什（shí）麽時候會因失（shī）去信用卡明細（xì）表而感到困（kùn）擾（rǎo）呢？或許是信用卡自動（dòng）扣款產生糾紛，法（fǎ）庭審理需要它作為（wéi）證（zhèng）明材料的時候吧。但這種事基本上（shàng）不可能發生。實在沒有必要為了這種不可能（néng）發生的事，小心翼翼地保管這些信用卡的明（míng）細表。水電、煤氣等公共費用（yòng）的銀行賬戶自動扣款通知單也一樣，狠下心把這些文（wén）件丟掉吧。在我的（de）顧客中，最難以丟文件（jiàn）的是一（yī）對律師夫婦。"如果法庭需要（yào）這個文件該如何（hé）是好？”他（tā）們一直存有（yǒu）這樣的擔心，所以擁有的文件數量總是居高不下。不過現在連這對職業夫婦都最終舍棄了幾乎所有（yǒu）的文件，所以請盡可放心地（dì）丟棄信用（yòng）卡之類的（de）消費明（míng）細吧。

•電子產（chǎn）品的保證（zhèng）書

電視機、數碼相機等電子產品必定附有（yǒu）保證書。家裏隻（zhī）有這類正規產品的保（bǎo）證書才需要集中起來加以妥善保管。不過遺憾的是，大多數人的這種做法就是差了那麽一點點。

最常見的做法是用文（wén）件（jiàn）夾來保管。因為文件夾可以依照電子產品的種類分（fèn）類收納，所以很受歡迎。實（shí）際（jì）上這是個陷阱。如果分類過細，有可能（néng）使人看漏或（huò）看錯文件。

使用這類文件夾時，一般都會把產品使用說明書和保（bǎo）證書放在一起（qǐ）保管（guǎn）。但我不（bú）認為這樣是（shì）正確的，而且覺得這些使用（yòng）說明書都（dōu）可以棄之不用。我（wǒ）們（men）再重新審視一下就不難發現，這些東西（xī）幾乎都不曾再次使用。基本上（shàng），需（xū）要詳讀（dú）說明（míng）書（shū）的電子產品，如數碼相機、電腦等，說（shuō）明書都很厚，大多從一開始就（jiù）沒放入（rù）文件夾裏。所以（yǐ）我敢斷言，就是丟（diū）掉保管在文件夾裏（lǐ）的使用說明書也絕無問題。

我也會請我的顧客們丟掉使用說明書（包括（kuò）數碼相機、電（diàn）腦的使用說明書（shū）），大家一致反映"完（wán）全沒有問題，不會造成什麽困擾（rǎo）"。即使電器發生了故障，隻要自己動手，通過各種（zhǒng）調試也會（huì）很快排除故障。如果一時難以奏效（xiào），直接去購買那個產品的商店詢問或者通過互聯網搜索解決辦法，都還沒有解決不了的問題。

現在再把話題回到保證書上，我認為最好的保管方法就是把這些產（chǎn）品保證書不加分類地放入普（pǔ）通的文件夾裏。

保證書大多一年也使（shǐ）用不上一次，甚至長年不用。這種使用（yòng）率很低的文件有必要一份一份十分細心地分類保管嗎？況且（qiě）一旦需要，夾頁也沒貼上標簽，還是得一頁一頁翻著找。所以不（bú）如全都放在一起，要找的時候全部拿出來找（zhǎo）。兩種方法所花（huā）費（fèi）的精力和時間幾乎相同（tóng）。

另外，如果保證（zhèng）書分類（lèi）過細，就會（huì）減少逐一過（guò）目的機（jī）會。而且不留意的話就（jiù）容易累積一大堆已經過期的保（bǎo）證書。所以若（ruò）不分類地集中在一個文件夾裏，則（zé）需要某一份保（bǎo）證書時就會一份一份地查看，自然就會發現其中的某份保證書已經過了期限，就能自動地把（bǎ）所有的保（bǎo）證書都檢（jiǎn）查一遍。

這樣的做法可以省去定期檢查內容的麻煩手續（xù），而且文件夾是家家必備的收納（nà）物品，所以也不需要特意去買。另外使用空間也隻有不到過去的十分之一（yī）。

•賀年卡

賀年卡的任務（wù）就是向對方發出新（xīn）年的問候：“今年也請您多加關照了。"其實（shí），當（dāng）新年裏收（shōu）到賀年卡的瞬間（jiān），它的使命（mìng）就已經完成了。所以一旦確認了賀年卡的對獎號碼後（hòu）可說一聲“謝謝您今年也想（xiǎng）到我！"，然後就（jiù）可（kě）以毫無顧忌地丟掉了。若要利用（yòng）它製作明年親友（yǒu）的地址通訊簿，隻需保存一年即可。除了依然讓自己心動的賀年卡（kǎ），其餘的（de）趕緊全部都丟掉吧。

•使用完的存折

使用完的存折就失去了用處，不必（bì）反複再（zài）看。即使反複地看（kàn）存款也不會變多，沒（méi）有特殊的例（lì）外還是立刻丟（diū）掉吧。

•薪水明細

薪水（shuǐ）明細的任務就是告知"這個月發了這些工資"。

當你收到（dào）後在查核確認了其中內容的瞬間，它的作用就已結（jié）束。